Personvernerklæring
Nesna kommune skal gi innbyggere og andre brukere av kommunens tjenester informasjon om hvordan kommunen behandler personopplysninger som kommuner innhenter, og hvilke rettigheter du som registrert har. Samtidig ønsker vi at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i kommunen. Personvernerklæringen og rutiner for håndtering av personopplysninger i Nesna kommune er oppdatert i tråd med ny personvernforordning i EU/EØS (GDPR).
Behandlingsansvarlig
Kommunedirektøren i Nesna kommune er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn ved bruk av kommunens tjenester.
Personvernombud
Du kan henvende deg til personvernombudet på Helgeland dersom du har behov for råd og hjelp i personvernspørsmål.
Ståle Sjøvoll
Telefon: 952 54 427
Epost: stale.sjovoll@digihelgeland.no
Når du kontakter oss
Vær oppmerksom på at e-post har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. E-post-forsendelser er å sammenligne med åpne postkort. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger, for eksempel helseopplysninger eller fødselsnummer, med e-post. Pdf-skjemaer for denne typen informasjon skal skrives ut, og sendes til kommunen via vanlig post.
Kommunen sjekker innkommende e-post for virus, og det vil kunne skje at e-post som du sender til kommunen blir stoppet av viruskontrollen. Dersom en e-posthenvendelse ikke besvares, bør du ta kontakt på telefon.
Nesna kommunes e-postadresse: postmottak@nesna.kommune.no kan benyttes til alt fra enkle spørsmål og henvendelser, til innlevering av søknader og lignende, og besvares fortløpende av aktuell saksbehandler.
Saker som krever mer grundig saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. I noen tilfeller brukes e-post, og ønsker du svar per e-post kan du få det. Dette gjelder kun svar som ikke inneholder sensitive eller strengt konfidensielle opplysninger.
Hvilke typer personopplysninger behandler vi?
- Kontaktopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
- Identifiseringsopplysninger: Fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
- Relasjoner til andre: Slik som ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
- Helseopplysninger
- Opplysninger knyttet til de tjenester som innbyggeren benytter, som barnehage, skole, byggesak med flere.
Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger.
På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger?
- Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via digitale skjema
- Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen
- Personopplysninger som registreres av ansatte i kommunen i forbindelse med saksbehandling og den enkelte tjeneste som ytes
Hvorfor trenger vi personopplysninger om deg?
Kommunen behandler dine personopplysninger med hjemmel i lov for å
- sørge for at du som innbygger i kommunen får de tjenestene du har krav på i ulike stadier av livet, for eksempel barnehageplass, skolegang, helse -og omsorgstilbud
- utføre veiledning og kontroll som kommunen har plikt og myndighet til
Vi behandler også dine personopplysninger for andre oppgaver som hører under kommunes virksomhet. Det kan være når vi for eksempel utarbeider statistikk for bruk av våre tilbud og tjenester.
Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine
Kommunen sin behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov. Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling.
Noen aktuelle lover:
- Opplæringsloven
- Lov om barnehage
- Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
- Forvaltningsloven
- Arkivloven
- Personvernforordningen
Samtykke
I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.
Se mer om samtykke hos Datatilsynet
Mottakere av dine personopplysninger
Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.
I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.
Hvor lenge lagres personopplysningene dine?
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at om behandlingen krever ditt samtykke og du velger å trekke samtykke for hele behandlingen eller deler av behandlingen blir disse personopplysningene slettet.
Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
Informasjonssikkerhet
Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret.
Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov for dette, får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at personopplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som har fullmakt til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig.
Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, skal dette følges opp.
Personvern og taushetsplikt
Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette. Innenfor enkelte tjenester og i enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.
Dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen
Du kan henvende deg til kommunen og din saksbehandler i kommunen. Du kan be om å få opplyst hvilke personopplysninger kommunen har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Forespørsel om innsyn kan sendes til postmottak@nesna.kommune.no.
- Du har rett til å få feilaktig informasjon rettet
Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi retter informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil, ta kontakt med oss.
- Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet
Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven eller Arkivloven.
- Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv
- Du kan kreve at vi begrenser hvordan vi bruker opplysningene om deg
- Du har rett til innsigelse
Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.
Les mer hos Datatilsynet om hvilke rettigheter du har i forbindelse med sletting og retting av dine personopplysninger.
- Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format
Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.
- Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.
Partsinnsyn etter forvaltningsloven
Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom vedkommende ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven
Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i.
Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.